檔案掃瞄員的具體工作是什麼

2021-03-07 01:57:59 字數 3557 閱讀 4964

1樓:燕

檔案掃瞄員主要從事檔案掃瞄整理工作。

工作流程一般包括檔案拆分、資料錄入、檔案掃瞄、影象處理、質量審查、質量審核、檔案裝訂等流水化作業。

掃瞄、影象處理、質檢、審核一般電腦上操作,基本要求熟悉電腦,鍵盤、滑鼠能夠熟練使用,一般都有專門的掃瞄加工系統,在系統上操作就可以了。

檔案掃瞄員的工作開展實現了檔案從目錄到原文資訊的數位化,進一步創新了服務機制,使檔案的查閱利用告別了過去人工查閱紙質檔案的繁瑣,可以直接在資料庫上查閱公開文件,

既快捷又準確,大大提高了檔案的利用率。同時改變了手工管理紙質檔案的傳統模式,解決了傳統檔案管理中手工編目、檢索、查閱利用難和時間長的問題,實現了紙質檔案和電子檔案的同步管理,提高了檔案管理、利用、檢索效率和資源共享水平。

2樓:誓言

主要工作流程

一、 檔案工作《商業城、物業檔案管理辦法》

合同部分:

1. 責任人:人事行政部是合同的主管部門,檔案員為合同歸檔管理的負責人。

2. 合同管理:責任部門簽訂的合同移交給人事行政部 ,合同要做隨時歸檔、整理編號及按照《檔案管理辦法》由行政部領導審批借閱。

3. 目標及注意事項:合同要及時歸檔、檔案完整,分類準確,查閱快捷、方便。合同檔案嚴禁任何人影印。

小商戶檔案部分:

1. 責任人:營運

一、二部為小商戶檔案的主管責任部門,人事行政部對小商戶檔案進行統一管理,檔案員為小商戶檔案的管理責任人。

2. 小商戶管理:每週周一人事行政部到營運

一、二部歸檔小商戶檔案,並整理到每戶乙份的小商戶檔案內。員工可隨時查閱小商戶檔案,如需影印時需經過人事行政部領導審批方可影印。

3. 目標及注意事項:檔案完整,目錄清晰,退鋪的商戶需把檔案重新整理、分類用檔案袋封存。

竣工檔案及圖紙部分:

1. 責任人:地產工程部為檔案的形成移交部門,人事行政部為檔案的責任部門,檔案員為責任人。

2. 檔案的管理:專案完工後由地產工程部移交商業城的專案竣工檔案及竣工圖紙(現正在移交中),移交完的檔案整理、編號、形成電子目錄,按照《檔案管理辦法》借閱。

3. 目標及注意事項:查詢方便,對借閱的檔案及時跟蹤,保持原有檔案的完整性。

寫字間、公寓業主資料部分:

1. 責任人:物業管業部、工程部為檔案的主管部門,人事行政部為檔案的責任部門,檔案員為責任人。

2. 資料管理:業主資料收集完整後移交給人事行政部,人事行政部負責歸檔、

管理。3. 目標:便於查詢及對外保密工作。

電子文件部分:

1. 責任人:商業城、物業各部門為檔案形成移交部門,人事行政部為檔案的責任部門,檔案員為責任人。

2. 電子文件的管理:人事行政部每半年對各部門電腦內的檔案進行備份一次,離職員工、崗位調動員工內的資料由職位變動時備份。

由人事行政部統一管理,電子文件的複製由領導簽字批准後,以人事行政部實施。

3. 目標及注意事項:及時歸檔,使用時由人事行政部監督複製。

其它檔案:

1. 責任人:商業城、物業各部門,人事行政部為檔案的責任部門,檔案員為責任人。

2. 檔案管理:各部門形成的檔案由人事行政部每年統一歸檔一次。整理、編號。

3. 目標及注意事項:分類管理方便查詢。

二、 保險工作:《保險申報、理賠工作流程》

1. 責任人:人事行政部責任商業城、物業的保險報險、理賠工作,營運部責任小商戶的保險理賠工作。發現險情的第一人為報險第一人。

2. 保險的管理工作:發現險情的第一人,將險情嚴重程度告知公司主管副總/總經理及報保責任人。

責任人接到報險後聯絡責任部門、安管部到現場檢視,由責任人統一向保險工作報險等待保險公司出險,由責任人協調責任部門及保險公司直至保險賠付。

3. 目標及注意事項:保險工作努力將公司所受到的損失降到最小。注意:險情發生時應及時通知責任人報險,保持現場,留存保險證據。

三、 總值巡場記錄的跟蹤

1. 責任人:人事行政部為總值班巡場的協調、跟蹤部門。

2. 巡場的管理:人事負責對商業城、物業總值人員排班,每晚5:00由總值班組織,人事政部協調巡場,告知責任部門,並對巡場的內容進行跟蹤落實。

3. 目標及注意事項:把問題及時反饋各部門,跟蹤落實完成情況。對有規律,經常發生的問題彙總。

四、 部分證件的年檢工作

1. 責任人:對人事行政部的部門證件的年檢工作(物業資質證書、排汙費、汙水處理費、物業企業營業執照等)

2. 按照**部門的有關規定及時參加年檢工作。

3. 目標:及時年檢,保持證件的有效性。

五、 考核管理工作:

1. 對商業城、物業各部門進行檔案的考核工作。

2. 對商業城、物業各部門進行員工工裝及工裝佩帶情況的考核工作。

六、 寫字間、公寓的交樓工作:

1. 責任人:物業管業部為交樓工作的主管部門,人事行政部為物業合同簽訂、資料收取的責任部門。

2. 主要流程:由售樓員帶業主去財務辦理完手續後,到人事行政部辦理銷售單、採暖認證單、維修**收票,簽訂物業服務管理合同。增寫業主資料卡。

3. 目標及注意事項:非正常出庫要有財務負責人簽字,所有證件必須齊全,方能出庫。

七、 外出登記臺帳的管理:

1. 責任人:人事行政部為外出台帳的責任部門。

管理:辦公人員外出需登記外出台帳,內容要清楚,專案要完整,人事行政部

檔案掃瞄

檔案掃瞄(也稱為檔案數位化加工或數位化掃瞄加工服務等)是近幾年才興起的一項服務形式,隨著資訊化建設的加速和無紙化辦公的要求,要把紙質的檔案轉化成電子化的檔案以方便查詢和利用,檔案掃瞄順應了這一潮流,並在這幾年內快速興起。

檔案掃瞄融合了檔案掃瞄、ccd技術、ocr識別和文件管理等技術,可以將數以萬計的紙介質的文件、檔案、書本雜誌等快速、自動地轉換成電子化(數位化)文字、影像,並實現資訊高速檢索。

檔案掃瞄流程

相比於檔案目錄資訊的輸入儲存,檔案全文的錄入和儲存組織工作要複雜得多,必須建立起一套工作流程和技術規範,以保障未來網上檔案資訊的高質量和統一性,確保檔案、圖書、情報等各類資訊最大限度的一體化,並為今後技術的發展留下相容和擴充的餘地。整個檔案掃瞄一包括這幾個環節:

文件掃瞄

批量的把紙介質的文件、檔案、書本雜誌等用掃瞄器進行掃瞄。目前通常用高拍儀或者高速掃瞄器來進行文件掃瞄。

影象處理

對影象進行去歪斜,黑點、黑邊等操作。

提取有效資訊

對影象中有用的資訊進行提取(利用ocr技術),有用的資訊我們一般稱之為關鍵字或索引值(如乙份保險單中,受益人的姓名,身份證號都是關鍵字),這些關鍵字在查詢時輸入,極方便的查詢出這份保險單。

管理和利用

通常檔案掃瞄的最後乙個環節是管理這些掃瞄後的電子化檔案,如「文件管理系統」、「知識管理系統」,就屬於這型別的管理軟體。通過對這些電子化檔案的管理,查詢利用就非常的方便了。

3樓:匿名使用者

檔案掃瞄員

一、工作職責

1、檔案掃瞄和整理

二、工作要求

1、學歷不限

2、限2名女性

3、工作認真仔細

4、熟練掃瞄器使用

5、會使用電腦進行掃瞄

三、參考工資標準

每天70元

4樓:蘇魔語

把檔案資料掃瞄錄入電腦

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